管理会社との良好な関係を築くアパート経営とは?

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自宅から遠方にアパートなどの収益物件を所有していると、頻繁に物件を見に行くことは難しい。

必然的に物件管理において管理会社に頼る割合が高くなるため、安定したアパート運営を行うためにも、意識して円滑なコミュニケーションを心がける必要がある。

まずやるべきことは、管理を依頼した後に

「保有物件のオーナーであることを管理会社の全社員に認識してもらうこと」

である。

管理依頼を決定したらまずは挨拶に出向き、その際に担当の社員だけではなく全社員と名刺交換を行って、自分のことを知ってもらうと良い。

その際は、会社員としての名刺とは別に「不動産用の個人名刺」を写真入りで作っておくのも一案だろう。

また、お菓子など皆で食べられるようなお土産を持参して気軽に会話が出来る雰囲気を作り、最近の募集状況や地域の募集トレンドなどを積極的に聞くようにしよう。

管理会社と円滑な関係を築きたいのであれば、管理会社から見て良いオーナーになることが重要である。

これは、管理会社の言うことを何でも聞くオーナーになるという意味ではなく、管理会社の意見や主張を聞きながら、積極的にアパート経営に取り組んでいる姿を見せることが必要だということだ。

管理会社に裁量を与えるメリット

収益物件を保有していると、様々なトラブルが起きる。

水道が壊れて部屋が水浸しになったり、エレベーターが動かなくなったり、共用部分の電気がつかなくなったり等のトラブルは日常的におこり、時にはガス管の破損によるガス漏れなど大きな事故つながるトラブルもある。

このような事態になると、管理会社からオーナーにすぐ連絡が行くことになるが、サラリーマン大家であれば日中に携帯電話がつながらない場合も多く、管理会社の担当者は直ぐさまトラブルに対応することが出来ない。

というのも、水道管の破損や給湯器の故障などで入居者が早急な対応を訴えている場合でも、

「費用がかかる設備トラブルの対応はオーナーの承諾を得ないと出来ない」

等の取り決めになっている場合があるからである。

これでは、入居者も水が出ないような不便な状態を解消できないし、対応している管理会社の社員も困ってしまう。

同様のことは入居希望者の案内の際にも起きる。

入居希望者が

「あと2,000円家賃を下げてくれれば決めます」

と条件を出してきた際にも、オーナーにすぐ連絡が取れないと、契約締結のタイミングを逃してしまうことになる。

このような事態を避けるには、緊急時や募集時にオーナーと連絡がとれなかった時の取り決め事項を、管理会社と事前に作成しておくと良いだろう。

例えば、

「設備のトラブルに関する緊急対応は3万円以内であれば管理会社の判断で行って良い」

などや

「入居希望者からの家賃の値下げ交渉は3,000円までは営業マンに裁量を与える」

などの個別の取り決めであると、物件管理の手間が大きく変わってくるだろう。

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押印処理を管理会社に任せよう

私個人ではさらに踏み込んで、

「管理会社が代理で入居者と契約できる仕組み」

を各管理会社と作っている。

これは通常、賃貸契約を結ぶ際には契約書の押印が必要となり、郵送で送ってもらったり、さらにその書類を送り返したりするのに大変な手間がかかるためである。

そのため仕組みを変更して

「契約内容だけメールで送ってもらい、その条件で問題がなければそのまま私の押印を管理会社に代行してもらって手続きを進めてもらう」

という手順に変えたのである。

物件数も増えてくると、賃貸契約書の押印とその送付作業だけでもかなりの手間がかかってくるので、こういった管理会社との取り決めがあると、自分にかかる負担が大きく変わってくるのだ。

また、管理会社の管理部門担当者や募集担当の営業マンとのコミュニケーションの一環として、定期的に飲み会を開いて仲良くなることが効果的だと言う人もいるが、私は実施していない。

車での移動が必要な地域に物件を所有しているので、そもそもお酒を飲む機会が作れないという事情もある。

しかし、そのような理由を抜きにしても、管理会社に十分な裁量権を与えて頻繁にメールや電話でコミュニケーションをとるように心がけていれば、信頼関係を作ることは可能だと実感しているからである。

一度そのような関係性が作れれば、アパートに空室が出た際にも、管理会社から募集に必要な対策を聞いて早急に手を打つことが出来るし、日々の物件の管理面においても安心して任せることが出来る。

遠方の物件を保有しているオーナーであれば、管理会社との付き合い方で物件管理の安定性が大きく変わってくることを覚えておくと良いだろう。

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